Sistema de control, un proceso que encamina las organizaciones al mejoramiento continuo

Los sistemas de control son la apertura que acerca al empresario a disponer de forma efectiva los datos e información, para realizar seguimiento y alcanzar los objetivos establecidos. Foto Pixabay.

Las organizaciones contemporáneas se encuentran inmersas en un mundo cambiante y competitivo que les exige buscar alternativas para controlar sus actividades, su personal y sus procesos. Esta acción de manera que puedan encaminarse hacia sus objetivos con resultados óptimos y eficientes.

¿Qué pueden hacer los empresarios para obtener dicha eficacia en todas sus áreas de conocimiento? Desde tiempos remotos se ha venido hablando de los sistemas de control, los cuales han sido adecuados según las necesidades de cada organización: entorno, lineamientos de negocios y su cultura organizacional.

Ahora bien, estos modelos se han venido trabajando desde una forma muy empírica, donde las cabezas de poder y autoridad únicamente ejercían control operativo y lo abordaban a través de un sistema de información relacionado con la contabilidad de costos.

Hay empresas que aún siguen adecuando estos lineamientos. Sin embargo, con la llegada de los nuevos medios de comunicación, la tecnología y el capitalismo acelerado, se han integrado muchos más elementos que permiten una continua interacción entre ellos.

Este sistema de control de gestión se centra en la planificación y en el control, con el fin de abarcar de forma más racional y eficiente los aspectos operativos.  Con ello, se analiza una tipología psicosocial y cultural, que va desde lo familiar, lo burocrático, el ad-hoc y los resultados. Todos los anteriores, con un fin único de buscar mejoras en sus productos para que puedan perdurar en el tiempo.

Ahora bien, de acuerdo con el economista y conferencista Luis Muñiz, los sistemas de control son en la actualidad la apertura que acerca al empresario a disponer de forma efectiva los datos e información para realizar seguimiento y alcanzar los objetivos establecidos.

“No tener bien definido el concepto de control de gestión implica no poder valorar el grado de cumplimiento, ni tener una herramienta para la toma de decisiones” así lo afirma el experto en su libro Cómo Implantar y Evaluar un Sistema de Control de Gestión, quien, además agrega que los procesos de control proveen la evolución de los acontecimientos futuros y que estos han sido adecuados por una serie de elementos tales como:

El establecimiento de los criterios de medición: allí se busca orientar los objetivos para determinar las áreas críticas de la organización que impiden llegar a cumplir lo esperado. Con ello, se realiza un diagnóstico previo de cada una de las actividades que generan gastos adicionales o despilfarro para buscar alternativas que aporten un valor agregado.

Fijación de los procesos de comparación de los resultados: una vez identificados esos objetivos, se analiza los resultados aledaños a la fecha de diagnóstico con respecto a los resultados que se desean obtener en un periodo establecido. Con esto, se busca crear un plan agregado donde no sólo se analizan las ventas, sino también los niveles de producción y los balances de los estados financieros.

Análisis de las causas de las desviaciones:  En este aspecto se busca comprender las desviaciones o los problemas sintetizados en la producción y los estados financieros. Allí se analizan las amenazas, fortalezas y las oportunidades frente al entorno, partiendo principalmente del interrogativo ¿Qué aspectos han sido desviados en las áreas de la empresa a diferencia de lo establecido y las desventajas en cuanto a la competencia?

Son altos los índices de mortalidad empresarial a nivel nacional, anualmente se crean miles de compañías, pero pocas sobreviven. Este problema, se debe a que muchas organizaciones no incorporan estos elementos o sistemas de control de gestión que se ajusten a sus procesos de producción, con fines de ser más competitivos, eficientes e innovadores.

En relación con esto, se debe sumar que los directores o personas a cargo deberán adoptar el coaching, el cual permite el entrenamiento específico para acompañar e instruir al grupo de trabajo. Esto con el fin de alcanzar las metas y desarrollar estrategias que conduzcan al mejoramiento continuo de la organización.

Se busca que esta directriz o persona en mando se cuestione frente a ¿Qué estrategias lo acercarán a los objetivos de la empresa? ¿Cómo encontrará las falencias que desvían sus metas? ¿Quién es el responsable de cualquier fracaso? Y por último ¿Qué estándares costarán menos?

Ahora es importante entonces, que las organizaciones se convenzan que este proceso de control de gestión, será el que proporcionará la guía para aclarar cualquier asunto administrativo u operario que no permite encaminar los objetivos.

La idea es que cada organización logre llevar un buen seguimiento o diagnóstico de este tipo, aunque esto incluya asumir nuevos cambios y capacitar de manera permanente al grupo de trabajo, porque como bien lo dice Albert Einstein, “si se quieren obtener resultados positivos, es necesario cambiar la forma de pensamiento, para no hacer siempre lo mismo”.